Organiser la passation de pouvoir au sein des associations Abonnés
La présentation aux nouveaux élus des documents administratifs structurants de l’association
Un certain nombre de documents sont indispensables au fonctionnement de l'association, soit parce qu'ils sont obligatoires au sens de la loi (registre spécial, contrats de travail, déclaration d'emploi....), soit parce qu'ils sont indispensables au fonctionnement de l'association et à la continuité de l'activité (documents comptables, bilans et rapports d'activités relevés bancaires ou autorisation de découvert).
Ces documents appartiennent à l'association et les dirigeants en ont seulement la garde pendant leur gestion. Ainsi, dès la fin de leur mandat, les dirigeants sortant doivent les restituer aux nouveaux élus.
Parmi les documents dont la transmission est impérieuse, citons notamment :
1. le registre spécial
2. les procès-verbaux des assemblées
3. les registres et pièces comptables
4. le registre des adhérents et leur situation au regard des cotisations
5. la liste des comptes ouverts dans des établissements bancaires
6. les relevés bancaires, chéquier et carte bancaire
7. les conventions ou contrats d'objectif liés aux subventions
8. les contrats de travail
9. les documents relatifs à l'affiliation à une fédération
10. les contrats d'assurance.
Donner décharge aux anciens dirigeants
La remise des documents fera l'objet d'un procès verbal signé par les dirigeants sortants et les nouveaux élus, quelle que soit la nature de leurs relations. Cette formalité dégage la responsabilité de l'équipe sortante et évite toute discussion ultérieure. Si certains documents manquent ou doivent être remis ultérieurement, mention doit en être faite au PV.
Lorsque les nouveaux dirigeants héritent d’une situation difficile (difficultés financières, par exemple), ils auront intérêt à faire réaliser un audit. Cet état des lieux permettra d’envisager des mesures de redressement adaptées mais aussi de déterminer clairement le « passif » imputable à chaque équipe dirigeante.
Jacques KIMPE le 15 septembre 2011 - n°66 de Communes et Associations
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